IT Uchet – Программа предназначена для управления и анализа работы информационно-технической (ИТ) инфраструктуры предприятия.

Программа IT Uchet позволяет организовать следующую ИТ работу предприятия:

1. Подача заявок от сотрудников предприятия в отдел (службу, департамент и т.п.; далее «отдел») на выполнение работ по ремонту офисной техники, программного обеспечения (ПО), операционных систем (ОС); заявок на подключение принтера, сканера, любых периферийных устройств, подключение интернета, электронной почты, прав доступа к информационным ресурсам предприятия и т.п.

2. Вести инвентаризационный учет компьютеров, учет оборудования, учет офисной техники, принтеров, оргтехники, программного обеспечения, комплектующих, расходных материалов, ремкомплектов и любой другой техники. Учет основных средств ИТ отдела ведется в рамках организаций и их филиалов с возможностью географической привязки.

3. Учёт сотрудников (пользователей офисной техники (ОТ)), учёт подаваемых ими заявок, разрешение инцидентов возникающих между пользователями ОТ и сотрудниками отдела ИТ, формирование представления о компьютерной квалификации пользователей ОТ, сохранение истории каждого инцидента.

4. Производить операции приёма офисной техники, запасных частей, расходных материалов на матотчётность отдела ИТ; операции сборки, установки, ремонта, снятия. Эти операции синхронизированы с системой подачи заявок от пользователей ОТ. Отслеживание ремонта, весь «жизненный цикл» запасных частей от закупки, использования, до списания. Каждая операция сохраняется в истории.

5. Ведение документооборота по всем операциям производимых отделом ИТ: акты приемки, сборки, установки, ремонта, снятия. А так же акты передачи оргтехники пользователям, ведение карточки складского учёта, формировать матотчёт и т.п. Каждый документ сохраняется в истории.

6. Анализ работы отдела ИТ, его сотрудников, пользователей ОТ с учётом формирования конечных отчётов в графическом и табличных формах. Анализ групп повреждений, брака поставщиков, загруженность каждого сотрудника отдела ИТ, прогнозирование инцидентов, закупок и, конечном счёте, создание бесперебойной роботы информационно-технической инфраструктуры предприятия.

7. Визуализация компьютерной сети и её работоспособность по ключевым узлам.

Данная система является структурой международных норм ITSM (IT Service Management, управление услугами ИТ), которая является подмножеством библиотеки ITIL, описывающее процессный подход к предоставлению информационных технологий, услуг ИТ и обеспечение их использования.

Таким образом, на основе программного комплекса IT Uchet появляется возможность создать систему Service Desk. Более эффективно управлять отделом и оценить эффективность работы отдела IT. Например, IT Uchet является инструментом контроля своевременности выполнения и закрытие инцидентов (повреждений, поломок), а так же выявлением «зависших», не закрытых заявок. Систематизировать характер инцидентов (почта, интернет, программное обеспечение, характерные поломки...). Статистика повреждений позволяет выявить скрытые причины отклонений в работе функционирования ИТ-инфраструктуры, а также вести учет и анализ известных ошибок. Это помогает перейти от реактивного к проактивному управлению. Помогает выявить их причины, оптимизировать инфраструктуру и предотвратить возникновение новых инцидентов заблаговременно. Позволяет избежать конфликтных ситуаций между сотрудниками IT отдела и сотрудниками предприятия. Умело контролировать работу сервисных инженеров, программистов, администраторов, перераспределять нагрузку между ними, выявлять «слабое звено».

Краткое описание работы.

1. Заявки. HelpDesk

1.1 Подача заявки.

Заявка на выполнение любых работ и предоставление услуг отдела ИТ производится с любого компьютера подключённого к сети, пользовательский интерфейс представлен в виде web исполнения, поэтому может быть использован любой web браузер существующий на компьютере.

Перед началом ввода заявки необходимо пройти авторизацию. Благодаря данному действию, формируется статистика заявок, а так же появляется возможность выложить сайт HelpDesk, в интернет, что при филиальной структуре предприятия или холдинга, позволяет принять заявки не только из центрального офиса, но практически из любой точки мира.

С целью уменьшения ошибок и постоянной верификации данных, форма подачи заявок сделана в виде мастера подачи заявок. Где на каждой стадии предлагается ввод данных из актуальных справочников. Информация вводимая вручную сохраняется на серверах баз данных. Эта информация используется для распознавания географического местоположения человека, компьютера, оргтехники, телефонных номеров, фиксации заявки, даты, времени подачи.

После заполнения всех полей система предупредит об успешном принятии заявки и выдаст номер заявки, по которому можно будет контролировать ход выполнения поставленной задачи, а так же вести переписку по спорным моментам.

В графе «ОТЧЁТ О РЕМОНТЕ» можно проследить ход выполнения заявок. При клике на пользователе заявки, зайти в карточку заявки, где можно просмотреть переписку по ходу выполнения её, если заявка не является приватной.

«ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ» предоставляет возможность увидеть свои заявки, зайти в карточку заявки, вести переписку с ИТ подразделениями, при передачи закрытой информации сделать заявку приватной.

1.2 Приём в работу, исполнение, закрытие заявки.

На стороне отдела ИТ, каждый сотрудник отдела входит под свои именем в программу IT Uchet, что в последствии фиксирует каждое его действие.

Новая поданная заявка от клиента, во вкладке «Заявки», появляется последней и выделена жёлтым цветом.


На этой закладке представлен полный набор инструментов для подачи заявки, принятия в работу, передачи заявки другому исполнительному сотруднику отдела, закрытия заявки, просмотра истории, как всех заявок, так и по каждой в отдельности, вести переписку с пользователями, фильтрации заявок по необходимым критериям, формирования отчёта, экспорт в Excel.

После произведения ремонта составляется «Акт ремонта» с обязательной транзакцией в инвентарном учёте техники.

2. Инвентарный учёт офисной техники.

Инвентарный учёт офисной техники производится во вкладке «Учёт техники» и с помощью соответственных справочников.

Здесь предоставлен полный набор по ведению инвентарному учёту техники, запасных частей, расходных материалов, настроек техники, их географической и личной привязки, в каком предприятии, филиале эксплуатируется, собственник, «база знаний», характеристики и доступы, удобная система фильтрации, сохранение всей истории от момента закупки до списания, всех ремонтов, установок снятий запчастей, отчётности и экспорт данных в Excel.

3. Сотрудники.

Во вкладке «Сотрудники», предлагается возможность вести учёт пользователей офисной техники с привязкой к инвентарному учёту и сохранением всей истории и взаимосвязей.

4. Операции.

На вкладке «Операции» производятся все операции над офисным оборудованием: приём товара, сборка оборудования, установка запчастей, ремонт, снятие. Все операции происходят с учётом транзакции в базе инвентаризационного учёта, с обязательным сохранением в истории, распечаткой отчёта и актов. Данные операции являются неотъемлемой частью учёта заявок пользователей, с фиксацией сотрудника отдела ИТ произведшим, к примеру, ремонт, с формированием отчёта работы сотрудника, его производительностью и профпригодности. Так же производится статистика поломок и их категория.

5. Документы.

Вкладка «Документы» позволяет создавать документы по всем основным операциям производимыми с основными средствами стоящими на балансе отдела ИТ: акты приёмки, сборки, установки, ремонта, снятия. Кроме этого, акты передачи техники, карточки складского учёта отдела.




Основные настройки документов заполняются в полях настройки: префиксы документов, колонтитулы, члены комиссии, ФИО, должности...

6. Анализ.

Сотрудники.

На вкладке «Анализ - Сотрудники» можно оценить работу сотрудников отдела ИТ за определённый период времени, как в общем по отделу, так и в частности для каждого сотрудника отдельно. Здесь представлена сравнительная таблица принятых/выполненных заявок сотрудников отдела. Можно оценить квалификацию сотрудников по категориям выполненных заявок. Графически представлена загрузка каждого сотрудника относительно процента выполненной работы отдела.


При двойном клике на фамилии сотрудника открывается вкладка «Заявки» с отобранными заявками данного сотрудника за определённый период. На данной странице можно оценить более детально каждую заявку в отдельности.


Таким образом, можно оценить работоспособность сотрудников, более эффективно распределять задачи, наглядно видеть наклонность сотрудников к категориям заявок и эффективность их выполнения во времени. Устранять конфликтные ситуации между сотрудниками отдела и пользователями оргтехники, типа: «я уже как неделю дала заявку», «из-за поломки компьютера я не сделала свою работу» и т.п.

Пользователи.

Вкладка «Анализ – Пользователи» позволяет оценить загрузку отдела создаваемую пользователями офисной техники.


При двойном клике на фамилии пользователя, так же как и при сотрудниках, открывается история подачи заявок, с помощью которой можно проанализировать подаваемые заявки, выявить неквалифицированных «проблемных» пользователей, цикличность поломок компьютерной техники, программного обеспечения, операционной системы и т.п.

Работа отдела.

Вкладка «Анализ – Работа отдела» позволяет графически оценить нагрузку отдела за определённый промежуток времени создаваемую пользователями офисной техники, общее количество поданных заявок, выполнение поданных заявок как, в общем по отделу, так и занятость сотрудников по отдельности.


7. Схема.

На данной вкладке «Схема», предоставляется возможность визуально отобразить принципиальную схему компьютерной сети предприятия с полномасштабным функционалом анализа работоспособности активного оборудования.


4105
X